Nos outils de télétravail

(par Cyprien le 20/04/2020)

Comme beaucoup d’autres actuellement nous sommes contraints au télétravail. De par la nature de notre activité nous avons néanmoins la chance de pouvoir continuer à travailler, d’autant plus que depuis longtemps nous utilisons des outils nous permettant de travailler à distance.
Je vais faire dans cet article une petite présentation de ces outils et de quelques-uns de leurs alternatives. Beaucoup de ces solutions sont gratuites ou peu onéreuses et certaines peuvent être utilisées sur nos solutions d’hébergement avec des installations parfois très simplifiées. Peut-être cela pourra vous donner des pistes pour améliorer ou compléter vos propres outils professionnels.
Les différents sujets abordés:

Plusieurs de ces solutions sont utilisables avec votre hébergement Ethersys et/ou nous pouvons vous donner des conseils pour leur utilisation, n’hésitez pas à nous contacter a ce sujet.

Bureautique

Pour la bureautique nous utilisons principalement deux logiciels très classiques, LibreOffice pour nos besoins de traitement de texte, tableur… et Thunderbird pour nos mails.
Pris en l’état ces deux logiciels n’ont pas de fonctionnalités de travail collaboratif ou à distance, c’est une lacune que nous comblons avec Nextcloud (installable sur votre hébergement Ethersys).
En effet il nous permet notamment de partager nos calendrier et nos carnets d’adresses directement depuis Thunderbird, il nous permet également de disposer d’un espace de stockage commun pour nos documents LibreOffice avec un suivi facilité des modifications des différents documents, un verrouillage pour l’édition et diverses fonctions facilitant le travail à plusieurs sur une documentation commune.
Nextcloud dispose aussi de différentes extensions permettant de l’utiliser comme un logiciel de messagerie, de visioconférence, de conversion de fichier… les possibilités sont nombreuses et souvent faciles à mettre en œuvre.

Téléphonie

Notre numéro de fixe restant l’accès privilégié au support pour nos clients, il nous a fallu trouver une solution pour pouvoir y accéder à distance et l’utiliser à plusieurs sans friction.
Concrètement il s’agissait de mettre en place un standard téléphonique virtuel. Certaines solutions dans ce domaine sont proposées sous forme de service (par exemple RingOver ou AirCall) mais les tarifs sont assez élevés (à partir de 25 € / mois par utilisateur, mais autour de 50 € / mois et par utilisateur pour avoir les communications et les fonctionnalités nécessaires).
L’alternative était donc de mettre en place notre propre standard virtuel qui est généralement constitué d’un serveur IPBX avec différents logiciel complémentaires pour couvrir l’ensemble des fonctions attendues (messagerie, carnet d’adresse…). Mais l’installation de ce type de serveur peut se révéler assez ardue même avec en disposant de compétences techniques dans le domaine.
Heureusement nous avons découvert 3CX qui propose un serveur complet et rapide à mettre en œuvre. De plus à notre niveau de besoin la licence gratuite est suffisante, le niveau de licence payant (à des tarifs raisonnables) s’adressant principalement aux call-centers ou aux sociétés avec un nombre de lignes conséquent. Concrètement 3CX nous permet d’utiliser les lignes de la société directement à travers des applications mobiles ou via une interface et nous permet de faire des transferts entre nous, de partager le répertoire téléphonique ou encore d’accéder au suivi d’appels comme si nous utilisions les téléphones de bureau (et même plus facilement en fait, les interfaces étant plus conviviale que les codes et touches de raccourci à connaître sur les installations traditionnelles). A noter que 3CX donne également accès à un chat interne ainsi qu’a un système de Visioconférence complet (partage d’écran, tableau blanc…) et fonctionnel.

Visioconférence

Avant d’utiliser le système de Visioconférence inclus dans 3CX (voir paragraphe précédent), nous avions choisi Jitsi pour nos réunions et nos communications vidéo.
Jitsi intègre par défaut certaines fonctionnalités utiles (partage d’écran et prise de contrôle a distance) et propose des extensions qui peuvent être utiles pour le travail collaboratif (partage de fichier, framapad…)

Il n’est pas nécessaire de disposer de son installation Jitsi car plusieurs organismes proposent le service gratuitement surtout en cette période pour soutenir les entreprises et les particuliers pendant le confinement.
Quelques adresses:

Il existe de nombreuses alternatives. Citons parmi elles Skype ou Google Meet, attention tout de même à certaines comme WhatsApp plutôt destiné à un usage personnel et qui mal utilisé peut diffuser vos numéros de téléphone et carnet de contact ou encore Zoom actuellement très critiqué pour différentes mauvaises pratiques (collecte d’informations non nécessaires à son fonctionnement, failles de sécurité…).

Messagerie instantanée

Solution très à la mode en entreprise depuis quelques années avec un choix de produit très vaste.
On trouve des solutions sous forme de service Slack ou Teams dont l’accès est souvent gratuit mais limité (historique et taille de stockage limité, fonctions bridées) sans passer sur une offre payante.
Mais aussi des logiciels qu’il est possible d’héberger comme RocketChat, Mattermost ou Zulip.
Dans l’ensemble on retrouve des fonctionnalités de base assez proches et souvent largement suffisantes pour répondre au besoin, certains comme Teams ou Zulip se distingue néanmoins et sont à étudier pour leurs possibilités spécifiques. Pour notre part nous utilisons Riot sur notre propre serveur Matrix pour bénéficier de certaines fonctionnalités d’interopérabilité nous permettant de nous connecter a des réseaux tiers, mais il a le défaut d’être un peu plus complexe à installer et un peu en retrait au niveau de l’ergonomie (la comptabilité avec de nombreux réseaux imposant des contraintes).

Mailing

Un autre domaine sur lequel sont présents de nombreux acteurs.
La plupart proposent leur produit sous forme de services, comme Mailchimp, Mailjet, Sendinblue ou encore Sarbacane pour citer quelques-un des plus connus sur le marché français.
Ici aussi les fonctionnalités de base sont assez proches et ce n’est que sur certaines utilisations particulières que certains se distinguent (interface plus évoluée, sous-comptes…).
Pour notre part nous faisons confiance à Maildrop que nous mettons également à disposition de nos clients, le service est sérieux avec un support réactif.

Facturation

Pour gérer notre facturation nous avons fait le choix d’utiliser Odoo.
Odoo est une solution en ligne que vous pouvez utiliser sur votre propre hébergement (installable sur votre compte Ethersys) ou en souscrivant un abonnement (payant) auprès d’Odoo. En plus de la facturation il dispose aussi de nombreux autres modules (comptabilité, CRM, vente en ligne…). Par rapport aux logiciels traditionnels (installé sur un poste utilisateur) l’intérêt d’un logiciel en ligne pour le travail à distance est évident et il permet non seulement à vos collaborateurs d’y accéder facilement mais également au comptable de s’y connecter à tout moment et ainsi de limiter les échanges réguliers de fichier.
Pour ses fonctionnalités de base Odoo est relativement simple à mettre en œuvre, néanmoins pour les usages avancés il est conseillé de se faire accompagner par un prestataire expérimenté.